Jak zapanować nad dokumentami w biurze?

pudełka archiwizacyjne

Jak zapanować nad dokumentami w biurze?

Aby dana firma mogła spokojnie i bez problemów funkcjonować musi zadbać o prawidłowe przechowanie i uporządkowanie swojej dokumentacji. Trudność w znalezieniu jakiegoś istotnego dokumentu czy zaświadczenia może bowiem zachwiać działalnością całej firmy i prowadzić do bardzo przykrych konsekwencji prawnych. Jeżeli zatem zadbamy o to aby istotne dokumenty znajdowały się tam gdzie powinny znacząco ułatwimy funkcjonowanie całej firmy. W tym poradniku postaramy się zatem podpowiedzieć wam jak zapanować nad dokumentami w biurze.

pudełka archiwizacyjne
pudełka archiwizacyjne

Na początek trzeba wspomnieć kilka słów o meblach biurowych. Myśląc o wyposażeniu biura najczęściej mamy w głowie co najwyżej krzesła czy też biurka, które odpowiadają za wygodę pracy. Równie istotny, jeżeli nie ważniejszy będzie też wybrany przez nas system do przechowywania dokumentów. Mowa tu o wszelkich regałach, szafkach czy też szufladach. To właśnie one pomogą bowiem w zapanowaniu nad chaosem związanym z powiększającą się z dnia na dzień firmową dokumentacją.

Planując archiwizację dokumentów trzeba pamiętać o tym aby najważniejsze elementy znajdowały się w zasięgu ręki. Często może bowiem zachodzić konieczność skorzystania z różnego rodzaju pozwoleń czy też innych firmowych dokumentów. Przeszukiwanie całego biura w celu ich odnalezienia to po prostu strata czasu. Oczywiście wszystkie nie da się trzymać na biurku i tutaj z pomocą przychodzą chociażby pudełka archiwizacyjne czy też segregatory. Skuteczne w mniejszych firmach mogą okazać się też zwyczajne teczki. Dobrze będzie najważniejsze i najbardziej potrzebne dokumenty trzymać właśnie w nich na blacie czy też w szufladzie biurka.

Jeżeli znajdują się na nich poufne dane dobrze było by je zabezpieczyć w szafce na kluczyk i dokładnie określić kto może mieć do nich dostęp.

Co z innymi dokumentami. Tutaj istotne jest to, że niektóre firmowe dokumenty należy przechowywać nawet do pięciu lat. W przypadku małej firmy zazwyczaj do tego celu wystarczyć będzie regał lub szafa. Większe przedsiębiorstwa na firmowe archiwum przeznaczają już jednak zazwyczaj całe pomieszczenia. Aby łatwo można było się w takiej dokumentacji połapać i odnaleźć konieczne będzie przyjęcie jakiegoś systemu ich segregacji. Może to być albo segregowanie po datach lub też na przykład po klientach.

Dodaj komentarz