Jak zapanować nad dokumentami w biurze?

pudełka archiwizacyjne

Jak zapanować nad dokumentami w biurze?

Aby dana firma mogła spokojnie i bez problemów funkcjonować musi zadbać o prawidłowe przechowanie i uporządkowanie swojej dokumentacji. Trudność w znalezieniu jakiegoś istotnego dokumentu czy zaświadczenia może bowiem zachwiać działalnością całej firmy i prowadzić do bardzo przykrych konsekwencji prawnych. Jeżeli zatem zadbamy o to aby istotne dokumenty znajdowały się tam gdzie powinny znacząco ułatwimy funkcjonowanie całej firmy. W tym poradniku postaramy się zatem podpowiedzieć wam jak zapanować nad dokumentami w biurze.

pudełka archiwizacyjne
pudełka archiwizacyjne

Na początek trzeba wspomnieć kilka słów o meblach biurowych. Myśląc o wyposażeniu biura najczęściej mamy w głowie co najwyżej krzesła czy też biurka, które odpowiadają za wygodę pracy. Równie istotny, jeżeli nie ważniejszy będzie też wybrany przez nas system do przechowywania dokumentów. Mowa tu o wszelkich regałach, szafkach czy też szufladach. To właśnie one pomogą bowiem w zapanowaniu nad chaosem związanym z powiększającą się z dnia na dzień firmową dokumentacją.

Planując archiwizację dokumentów trzeba pamiętać o tym aby najważniejsze elementy znajdowały się w zasięgu ręki. Często może bowiem zachodzić konieczność skorzystania z różnego rodzaju pozwoleń czy też innych firmowych dokumentów. Przeszukiwanie całego biura w celu ich odnalezienia to po prostu strata czasu. Oczywiście wszystkie nie da się trzymać na biurku i tutaj z pomocą przychodzą chociażby pudełka archiwizacyjne czy też segregatory. Skuteczne w mniejszych firmach mogą okazać się też zwyczajne teczki. Dobrze będzie najważniejsze i najbardziej potrzebne dokumenty trzymać właśnie w nich na blacie czy też w szufladzie biurka.

Jeżeli znajdują się na nich poufne dane dobrze było by je zabezpieczyć w szafce na kluczyk i dokładnie określić kto może mieć do nich dostęp.

Co z innymi dokumentami. Tutaj istotne jest to, że niektóre firmowe dokumenty należy przechowywać nawet do pięciu lat. W przypadku małej firmy zazwyczaj do tego celu wystarczyć będzie regał lub szafa. Większe przedsiębiorstwa na firmowe archiwum przeznaczają już jednak zazwyczaj całe pomieszczenia. Aby łatwo można było się w takiej dokumentacji połapać i odnaleźć konieczne będzie przyjęcie jakiegoś systemu ich segregacji. Może to być albo segregowanie po datach lub też na przykład po klientach.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *